Обязательно ли вашей компании иметь руководство для сотрудников?
Короткий ответ — нет. В федеральных или региональных законах нет конкретных требований к работодателям иметь руководство для сотрудников; на самом деле, некоторые работодатели предпочитают его не иметь. Однако его отсутствие крайне опасно для вашего бизнеса. Правда в том, что юридически соответствующее и актуальное руководство для сотрудников ответит на многие основные вопросы, которые в противном случае обременяли бы вашего руководителя отдела кадров; и может обеспечить значительную юридическую защиту в случае, если политика или практика вашей компании когда-либо будут оспорены в суде сотрудником или регулирующим органом. Давайте посмотрим правде в глаза: рано или поздно вы столкнетесь с иском или жалобой от нынешнего или бывшего сотрудника по таким вопросам, как незаконное увольнение, домогательства и/или дискриминация.
В таких случаях одним из самых полезных инструментов может стать копия вашего руководства для сотрудников. Если ваши правила и процедуры не зафиксированы в письменном виде, сотрудник может заявить, что не знал о каком-либо правиле, что, безусловно, приведет к судебному разбирательству. Поэтому, по общему мнению, создание и поддержание руководства для сотрудников является лучшей практикой для любого бизнеса; и вам обязательно следует внедрить и постоянно пересматривать руководство для сотрудников вашей компании.
Что такое руководство для сотрудников?
Справочник для сотрудников — это именно то, что подразумевает название: ресурс (обычно печатный или электронный буклет), предназначенный для предоставления сотрудникам информации, которая по закону должна быть предоставлена им в письменном виде, а также другой полезной информации. Это включает в себя такие темы, как заявления о равных возможностях трудоустройства, рабочее время, сверхурочная работа и другие. Справочник предоставляет вашим сотрудникам подробный обзор политики, имеющей ключевое значение для вашей организации, а также других процедур и руководящих принципов. Цель любого справочника для сотрудников — установить четкие ожидания для ваших сотрудников, а также представить ваши юридические обязательства, права и обязанности сотрудников. Ваш справочник не только доводит до сведения сотрудников эти права и обязанности, но и демонстрирует, что ваше предприятие активно соблюдает государственные правила. Потому что независимо от того, где вы ведете бизнес и сколько у вас сотрудников, вы всегда будете подчиняться государственным и федеральным законам, регулирующим трудовые отношения.
Как составить руководство для сотрудников?
Тщательно составленное и соответствующее требованиям руководство по работе с персоналом поможет продемонстрировать, что ваша компания стремится проявлять разумную заботу о своих сотрудниках и что вы хотите быть справедливыми, устанавливая одинаковые правила для всех сотрудников. В качестве передовой практики каждый новый сотрудник должен получить копию руководства и быть обязан прочитать и подтвердить ознакомление с документом до начала работы. После подписания подтверждение должно храниться в вашей системе в каждой записи сотрудника. Подписанное сотрудником подтверждение будет свидетельствовать о том, что он имел возможность ознакомиться с политикой вашей компании, получил возможность задать вопросы по любым вопросам и согласился соблюдать условия своего трудового договора.
Хотя универсального решения не существует, поскольку все предприятия уникальны и отличаются друг от друга, вот базовый перечень того, что обычно включает в себя руководство для сотрудников: описание компании, миссия компании, заявление о равных возможностях трудоустройства, рабочее время, учет рабочего времени, сверхурочная работа, посещаемость и опоздания, информация о заработной плате, предотвращение сексуальных домогательств, Закон об американцах с ограниченными возможностями, оценка эффективности работы, использование телефона/электронной почты/социальных сетей, дисциплинарные процедуры, увольнение, льготы для сотрудников, праздники и отпуска, больничные, личный и оплачиваемый отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам и болезни, пенсионные планы, обучение на рабочем месте, компенсация работникам за производственные травмы, безопасность на рабочем месте, требования OSHA, подтверждение сотрудника и другие.
После составления руководства для сотрудников следует выполнить следующие дополнительные действия: поручить проверку руководства юристу, предоставить каждому сотруднику копию, убедиться, что каждый сотрудник подписал документ, подтверждающий получение, ознакомление и принятие руководства, разместить копию на внутреннем веб-сайте компании, периодически пересматривать руководство, запросить отзывы сотрудников о его улучшении и обновить любые измененные положения.
