Нужна ли моей компании политика хранения документов? Что вообще представляет собой политика хранения документов?

Что такое политика хранения документов?

Политика хранения документов — это корпоративная политика, устанавливающая общепринятую практику и руководящие принципы в отношении хранения и ведения корпоративных документов, а также определяющая график уничтожения определенных документов, полученных или созданных в ходе деятельности компании. Как государственные, так и федеральные законы требуют от каждой компании хранить и поддерживать определенные типы документов в течение определенного периода времени. Компания обязана хранить определенные документы, если ей известно о предстоящем судебном разбирательстве, или если они могут содержать информацию, которая:

1. •Имеет отношение к ожидаемому судебному разбирательству;

1. •Служит корпоративной памятью компании;

1. • Обладает долгосрочной деловой ценностью (например, служит подтверждением деловой транзакции, свидетельствует о правах или обязанностях компании, защищает юридические интересы компании или обеспечивает непрерывность операционной деятельности); и/или

•Необходимо хранить для соблюдения требований законодательства, бухгалтерского учета и других нормативных актов.

Запись — это любой тип информации, созданный, полученный или переданный в ходе деловой деятельности компании, независимо от физического формата. Примеры мест хранения различных типов информации включают:

1. •Ежедневники и календари;

1. •Аудио- и видеозаписи;

1. •Компьютерные программы;

1. •Контракты;

1. • Электронные файлы;

1. •Электронная почта;

1. • Рукописные заметки;

1. • Письма, счета-фактуры и другая корреспонденция;

1. • Память в мобильных телефонах и КПК;

1. • Публикации в интернете, например, на Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Slack, Reddit, Vine и других платформах и сайтах социальных сетей;

1. • Оценка эффективности работы; и/или

•Голосовые сообщения.

Ниже приведён неисчерпывающий список некоторых документов и записей, которые, согласно федеральному законодательству, необходимо хранить и вести:

1. • Документы, связанные с налогообложением, за последние как минимум 8 лет;

1. • Электронные письма, касающиеся юридических и налоговых вопросов, необходимо хранить постоянно;

1. • Федеральный контракт на закупку и соответствующие еженедельные платежные ведомости за период не менее 5 лет с даты заключения контракта;

1. • Все документы компании, включая учредительные документы, соглашения о деятельности и протоколы собраний, должны храниться постоянно;

1. • Документы по охране труда и технике безопасности сотрудников за период не менее 6 лет после окончания календарного года, к которому относятся эти записи;

1. • Планы пенсионного обеспечения и выхода на пенсию сотрудников должны сохраняться постоянно; и

• Трудовые договоры должны быть заключены не менее чем на 5 лет с даты их последнего вступления в силу.

Каковы преимущества и недостатки политики хранения документов?

Преимущества

Внедрение политики хранения документов в компании дает множество преимуществ, в том числе:

1. • Снижение юридических рисков, затрат на раскрытие информации и времени, затрачиваемого на восстановление документов, связанных с судебными исками и ожидаемыми судебными исками;

1. • Может служить объяснением причин уничтожения документов, если компанию обвиняют в уничтожении доказательств или просят предоставить такие документы в рамках запроса о раскрытии информации;

1. • Сокращение времени и затрат на запрашиваемые в ходе раскрытия информации документы, касающиеся местонахождения объекта;

1. • Отмена санкций за задержку в обнаружении доказательств или реагировании на запросы о предоставлении доказательств;

1. •Снижение риска случайного уничтожения физических и электронных документов;

1. • Минимизация расходов, связанных с ведением и организацией документации;

1. • Освобождение ценного места для хранения путем уничтожения ненужных документов; и/или

•Возможно, следует ограничить объем данных, которые можно искать.

Недостатки

Недостатки, связанные с отсутствием политики хранения документов, такие как случайное или преднамеренное уничтожение этих записей в течение установленных сроков хранения, могут привести к следующим последствиям для Компании и/или ее сотрудников:

1. • Расходы и время, затраченные на поиск и восстановление важных документов;

1. • Расходы на судебное разбирательство по дополнительному сбору доказательств;

1. •Штрафы и санкции;

1. •Утрата прав;

1. •Обвинения в воспрепятствовании правосудию;

1. •Вывод о незаконном уничтожении доказательств и исках о возмещении ущерба, причиненного незаконным уничтожением доказательств; и/или

•Обвинения в неуважении к суду.

Нужна ли моей компании политика хранения документов?

Помимо требований законодательства штата и федерального законодательства, компания имеет право самостоятельно определять, как и как долго хранить и поддерживать свои документы. Чтобы предотвратить потенциальные юридические проблемы, связанные со случайным уничтожением документов или претензиями по поводу уничтожения доказательств, компания должна, как минимум, иметь политику хранения документов, устанавливающую правила уничтожения документов в соответствии с требованиями законодательства штата или федерального законодательства. Для максимальной эффективности эту политику следует также разъяснить всем сотрудникам компании, чтобы обеспечить ее соблюдение, предотвратить любые несоответствия в ее применении и дополнительно снизить потенциальные затраты на обслуживание или судебные разбирательства.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно хранения документов, наши опытные юристы смогут вам помочь. Позвоните нам или напишите по электронной почте, чтобы записаться на прием: (786) 837-6787 или info@epgdlaw.com.

*Предупреждение: Данная статья в блоге не является юридической консультацией. Мы настоятельно рекомендуем обратиться к адвокату, если у вас возникли какие-либо юридические вопросы. Обращение к нам через наш веб-сайт не устанавливает отношения между адвокатом и клиентом.*